Tiedon jatkuvuus – avain taloyhtiön toimivuuteen ja yhteistyöhön isännöinnin kanssa

Taloyhtiön hallinto ja arjen pyörittäminen edellyttävät tietoa – historiasta, päätöksistä, sopimuksista ja vastuista. Kun nämä tiedot ovat kunnossa ja jatkuvasti saatavilla, toimii taloyhtiö tehokkaasti ja luotettavasti. Tätä kokonaisuutta kutsutaan tiedon jatkuvuudeksi, ja sen merkitys kasvaa jatkuvasti digitalisoituvassa toimintaympäristössä.

Hallituksen vastuu ja kiinnostus tiedon säilyvyydestä

Lain mukaan taloyhtiön hallitus vastaa yhtiön hallinnosta ja omaisuuden säilyttämisestä – ja tähän kuuluu olennaisesti myös tiedon säilyttäminen. Hallituksen tehtävänä on varmistaa, että keskeinen tieto dokumentoidaan asianmukaisesti ja että se pysyy yhtiön hallussa, vaikka ulkopuolinen isännöitsijä vaihtuisikin.

Tämä ei ole pelkkä lakitekninen velvollisuus, vaan myös osoitus hyvästä hallintotavasta ja kiinnostuksesta yhtiön pitkäjänteiseen hoitoon. Kun hallitus itsekin osoittaa aktiivisuutta tiedonhallinnassa, rakentuu yhteistyö isännöitsijän kanssa vahvemmalle pohjalle.

Isännöitsijän rooli ja vastuu tiedonhallinnassa

Vaikka lopullinen vastuu on hallituksella, käytännössä isännöitsijällä on keskeinen rooli tiedon keräämisessä ja säilyttämisessä. Hyvä isännöitsijä toimii tiedon turvaajana – ei vain päivittäisen arjen, vaan myös tulevaisuuden kannalta.

Isännöitsijän kiinnostus tiedonhallintaan ei ole vain asiakaspalvelua – se on osa ammattimaista toimintaa. Toimiva dokumentaatio ja avoin tiedonjako luovat luottamusta, sujuvoittavat hallituksen työtä ja parantavat asiakaskokemusta. Tässä näkyy myös palveluntarjoajan maine: toiminta, jossa tieto on hukassa tai se ei siirry seuraavalle isännöitsijälle, jää herkästi osakkaiden ja asukkaiden mieleen – ei pelkästään pöytäkirjoihin, vaan myös käytäväkeskusteluihin ja some-ryhmiin.

Yhteistyön merkitys tiedon jatkuvuudessa

Tiedon säilyminen syntyy hyvästä yhteistyöstä. Molempien osapuolten tulee ymmärtää, mitä tietoa tarvitaan, missä sitä säilytetään ja miten se saadaan helposti käyttöön tarvittaessa. Vain tällöin, taloyhtiö voi hyötyä merkittävästikin historiatiedosta. Myös taloudellisessa merkityksessä.

Avoin kommunikointi, selkeät vastuunjaot ja modernit työkalut, kuten digitaaliset asiakirjahallintajärjestelmät, ja palveluntarjoajista riippumaton tiedonarkistointi tukevat tätä.

Kirjoittaja: MyHID tietopankin kehityksestä vastaava tuotepäällikkö Jari Ahde