Tietosuojaseloste
Tässä tietosuojaselosteessa kuvaamme, kuinka MyHID Oy (MyHID tai ”yhtiö”) käsittelee henkilötietojasi. Noudatamme henkilötietojesi käsittelyssä EU:n tietosuoja-asetusta sekä muuta toimintaamme sovellettavaa tietosuojalainsäädäntöä. MyHID voi tarvittaessa tehdä muutoksia tähän tietosuojaselosteeseen. Tämä tietosuojaseloste on laadittu 16.03.2022.
1. Rekisterinpitäjä
MyHID Oy, Y-tunnus 3179450-1
Osoite: Harjukatu 4 A 29, 40100 Jyväskylä
2. Rekisteriasioita hoitava henkilö
Tuula Pitkänen, toimitusjohtaja,
Yhtiöllä ei ole erillistä tietosuojavastaavaa.
3. Rekisterien nimet
MyHID Oy:n Asiakasrekisteri
MyHomesID.app palvelun Käyttäjärekisteri
4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja peruste
MyHID:n asiakasrekisterin henkilötietoja käsitellään sekä potentiaalisille että nykyisille asiakkaille suunnattuun markkinointiin. MyHomesID.app palvelun käyttäjätietoja käytetään sopimuksen rekisteröintiin, tukipalveluihin, asiakasviestintään sekä tilastointiin kehittääksemme palvelua. Lisäksi henkilötietoja käytetään laskutustietojen välittämiseen maksupalvelua toteuttavalle palveluntarjoajalle, joka on tällä hetkellä Stripe (Stripe Payments Europe, Ltd.). Stripen tietosuojaseloste.
Henkilötietojen käsittely voi yllä kuvatun lisäksi perustua rekisteröidyn suostumukseen, kun rekisteröity on antanut suostumuksensa sähköiseen suoramarkkinointiin tai muuhun käsittelyyn, johon MyHID on erikseen pyytänyt suostumuksen. Suostumuksen perusteella toteutetun markkinointiviestinnän yhteydessä MyHID voi viestittää rekisteröidylle esimerkiksi uusista tuotteistaan, palveluistaan ja näihin saatavilla olevista uusista toiminnallisuuksista ja ominaisuuksista, ja muista vastaavista seikoista.
5. Rekisterin tietosisältö
Asiakasrekisteri sisältää seuraavia tietoja:
- Yhteystiedot kuten rekisteröidyn nimi, sähköpostiosoite, puhelinnumero, osoite, kieli
- Asiakassuhteeseen liittyvät tiedot (esim. yhteydenotot, tapaamiset, viestintä jne.)
- Mahdolliset suostumukset ja kiellot
Käyttäjätietorekisteri sisältää seuraavat tiedot:
- käyttäjän nimi, sähköposti ja puhelin
- käyttäjän maksujen ja tarvittavien käyttötapausten pvm tiedot
- palvelun käyttötapausten tilastointi (esim. lkm, pvm)
6. Henkilötietojen säilytysaika
MyHID säilyttää asiakassuhteeseen liittyviä henkilötietoja rekistereissä, kunnes asiakkaan kanssa olevan asiakassuhteen voidaan katsoa päättyneen. Päättymisaika on viimeisimmästä palvelukontaktista 5 vuotta eteenpäin. Asiakkaan tai potentiaalisten asiakkaiden tietojen säilyttäminen myynti- ja markkinointitarkoituksiin arvioidaan säännöllisin väliajoin. Tarpeettomat ja vanhentuneet tiedot poistetaan tietojen tarkastamisen yhteydessä, tai kun se muutoin katsotaan tarpeelliseksi, tai henkilö on sitä vaatinut.
Käyttäjätietorekisteristä henkilötiedot poistetaan siinä vaiheessa, kun palvelun tilaus on päättynyt.
7. Henkilötietolähteet
Asiakastietorekisterissä käytettävät henkilötiedot saadaan suoraan henkilöltä (MyHID Oy:n asiakkaan edustaja) itseltään tai viestinnästä henkilön kanssa.
Käyttäjätietorekisteriin henkilötiedot tallentaa asiakas itse. Käyttötapausten tilastointi tapahtuu palveluun sisältyvällä automaattisella toiminnolla.
8. Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle
MyHID Oy käyttää rekistereissä olevia henkilötietoja itse eikä luovuta niitä kolmansille osapuolille. Käytämme kuitenkin maksunvälityspalvelun toteuttajana ja maksupalveluntarjoajana Stripeä, joka toimii yhteistyössä suomalaisten pankkien ja luottolaitosten kanssa. Tässä tarkoituksessa luovutamme tarpeelliset yhteys- ja laskutustiedot Stripelle (Stripen tietosuojaseloste https://stripe.com/en-fi/privacy).
Lisäksi voimme luovuttaa viranomaisille henkilötietoja lainsäädännön edellyttämissä tilanteissa. Tietoja voidaan lain sallimissa rajoissa siirtää EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle, mutta ainoastaan siinä tapauksessa, että tarpeelliset suojakeinot ovat käytössä. Rekisteriä ylläpidetään EU:n tai Euroopan talousalueella sijaitsevilla palvelimilla.
9. Kuvaus rekistereiden suojauksen periaatteista
Rekisterien sisältämiin tietoihin pääsevät ja niitä käyttävät vain ne MyHID:n työntekijät ja yhteistyökumppanit, joilla työnsä puolesta on siihen oikeus. Järjestelmään sisäänpääsy edellyttää kultakin rekisterin käyttäjältä määriteltyjen käyttäjätunnusten ja oikean salasanan syöttämistä. Työntekijöiden ja yhteistyökumppaneiden kanssa on salassapitosopimus.
10. Rekisteröidyn oikeus saada pääsy tietoihin (tarkastusoikeus)
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa henkilörekisteriin tallennetut itseään koskevat tiedot ja saada niistä kopiot. Tarkastuspyyntö tulee lähettää kohdassa 13 kuvatulla tavalla. Tietoja luovutettaessa tarkistetaan vastaanottajan henkilöllisyys.
11. Rekisteröidyn oikeus vaatia tiedon oikaisemista, poistamista tai käsittelyn rajoittamista sekä vastustamisoikeus
Rekisterinpitäjä oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn vaatimuksesta oikaisee, poistaa tai täydentää rekisterissä olevan, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellisen, tarpeettoman, puutteellisen tai vanhentuneen henkilötiedon. Tarkastusoikeuden toteuttamiseksi ja tiedon korjaamiseksi tulee ottaa yhteyttä kohdan 13 osoitteiden kautta. Henkilöllä on oikeus pyytää tietojensa poistamista markkinointilistalta, jolloin MyHID ei enää lähetä hänelle asiakas- tai markkinointiviestejä.
12. Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus henkilötietojen käsittelyn epäkohdista tietosuoja-asioista vastaavalle valvontaviranomaiselle, joka on Suomessa tietosuojavaltuutettu, tietosuoja(at)om.fi.
13. Yhteydenotot
Kaikissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä kysymyksissä ja omien oikeuksien käyttämiseen liittyvissä tilanteissa rekisteröidyn tulee ottaa yhteyttä MyHID:iin.
a) Postitse osoitteeseen:
MyHID Oy
Harjukatu 4 A 29
40100 Jyväskylä
b) Lähettämällä sähköpostia MyHID:n rekisterissä olevasta sähköpostiosoitteesta osoitteeseen
MyHID voi pyytää rekisteröityä täsmentämään pyyntöään kirjallisesti ja rekisteröidyn henkilöllisyys voidaan tarpeen vaatiessa varmentaa ennen muihin toimenpiteisiin ryhtymistä.
