Omakotitalon rakennusprojektia suunnitteleva – miksi hyvä dokumentointi kannattaa?

Omakotitalon rakentaminen on Suomessa usein elämän suurimpia hankkeita. Projekti sisältää valtavan määrän suunnitelmia, päätöksiä, hankintoja ja käytännön toteutusta. Matkan varrelle mahtuu myös virhearvioita, joista oppii – ja jotka on hyvä kirjata ylös tulevaisuutta varten.

Rakentamisen aikana syntyy valtavasti tietoa: piirustuksia, sopimuksia, tarjouksia, kuvia ja muistiinpanoja. Jos nämä jäävät sähköposteihin, paperipinoihin tai eri kansioihin, kokonaiskuva hämärtyy ja tärkeän tiedon löytäminen voi olla hankalaa.

Kun kaikki projektin asiakirjat ja muistiot tallennetaan yhteen turvalliseen paikkaan, syntyy yhteinen tietopankki, johon kaikilla projektiin osallistuvilla on pääsy. Tämä tekee yhteistyöstä sujuvampaa, vähentää virheitä ja säästää aikaa. Lisäksi dokumentointi lisää valmiin omakotitalon arvoa – tuleva omistaja näkee selkeästi, miten talo on suunniteltu ja rakennettu.

Dokumentoinnin hyödyt käytännössä – miten MyHID tietopankki auttaa sinua siinä

Hankintojen laskut ja kuitit

Sähköpostilla tulleet lähetyslistat ja kuitit tallentamalla säilyvät yksityiskohdat materiaaleista ja toimittajista tallessa vielä vuosienkin päästä. Myös paperilla tulleet dokumentit on syytä tallentaa tietopankkiin kuvaamalla tai skannaamalla ne ensin.

Muutosten hallinta

Kun työmaalla päivittäin sovitut muutokset kirjataan ylös tietopankkiin, niiden vaikutuksia kustannuksiin ja aikatauluun voidaan seurata reaaliaikaisesti. Tämä vähentää erimielisyyksiä ja tuo läpinäkyvyyttä projektiin.

Piiloon jäävien rakenteiden dokumentointi

Kuvaamalla rakenteet, putket ja johdot ennen peittämistä vältetään myöhemmät vahingot. Myös eri työvaiheiden kuvaaminen helpottaa mahdollisten epäselvien tilanteiden selvittämistä myöhemmin.

Huoltokirjan laatiminen

Kun suunnittelu- ja toteutusvaiheen dokumentit kootaan järjestelmällisesti, valmiin talon huoltokirjan kokoaminen käy helposti. Tietopankkiin syntyvä sähköinen huoltokirja tuo lisäarvoa sekä nykyiselle että tuleville omistajille.

Koko projektin kokonaisuus yhdessä paikassa

Tietopankkiin kertyy koko rakennusprojektin historia yhteen paikkaan, josta tiedot löytyvät helposti, missä ja milloin tahansa, aina kun niitä tarvitaan. Tietojen jakaminen tarvittaville osapuolille on helppoa ja ajantasaista. Projektilla on myös oma sähköpostiosoite, jonne projektin osapuolet voivat lähettää suoraan tietoja. Tietopankin avulla sinä itse hallinnoit tätä kokonaisuutta ja olet aina ajan tasalla mitä tapahtuu.

Kirjoittaja: MyHomesID Oy.n hallituksen puheenjohtaja Juha Aspinen, Yli- insinööri Ri TTOL 1975