Jakamalla tietoa mahdollisimman aikaisessa vaiheessa annat osakkaille aikaa reagoida tuleviin hankkeisiin ja helpotat kokoustamista.  

Asumisen tietopankin kautta kaikki päätöksiin liittyvä materiaali on helppo jakaa muille osakkaille. Osakkaiden on myös helppo tallentaa jo etukäteen asiaan liittyviä kysymyksiä ja kommentteja sinne.

Läpinäkyvä tiedon jakaminen lisää valmiutta vaikeisiinkin päätöksiin ja lyhentää niihin tarvittavaa aikaa.

Asumisen tietopankki tuo helpotusta ja työkaluja isännöintiä oman toimen ohessa tekevälle. Kun kansiorakenne on mietitty kuntoon, se antaa selkeän toimintamallin niin asiakirjojen arkistointiin kuin niiden jakamiseenkin.

Hallituksen jäsenille, osakkaille ja asukkaille voidaan asiat jakaa hallitusti ja helposti halutussa laajuudessa. Tieto lisää asumisviihtyvyyttä ja turvallisuutta.

Tällä tavoin muodostuu taloyhtiölle oma tietovarasto, jonne ajan mittaan tallentuu koko taloyhtiön historia, tärkeät korjaus- ja muutoshankkeet, huoltohistoria ja muut tärkeät asiat.

Tietopankin hallinnointi on helposti siirrettävissä siinä vaiheessa, kun isännöintiasioita hoitava henkilö vaihtuu. Tietopankin omistajuus säilyy silti aina taloyhtiöllä.

Mikäli taloyhtiön yhteisiä huoltoimenpiteitä hoidetaan vuoromenettelyillä, niiden sopimiseen ja seurantaan voidaan tietopankkiin perustaa oma kansio. Mikäli kaikille annetaan sinne käyttöoikeudet, niin tiedot pysyvät ajan tasalla ja kaikkien nähtävillä.

Jos taas huoltoyhtiö hoitaa arjen asioita, myös heille on mahdollista tehdä omat kansiot tietopankkiin ja heidän tuottamansa tieto on myös silloin aina saatavilla ja kaikkien nähtävillä.

Pienessä taloyhtiössä vaikkapa puutarhalaitteet, harrastevälineet ja saunatilat ovat helpommin käytettävissä, kun varausmerkinnöistä huolehditaan.

Varauskalenterin saat toteutettua helposti tietopankin muistiotoiminnolla tai linkittämällä linkkisivulle taloyhtiön jo käytössä olevan kalenterin.

Käyttö- ja toimintaohjeet on hyvä tallentaa myös tänne samaan paikkaan.